kq bongdaso

Loại tài liệu kế kq bongdaso phải lưu trữ

Theo khoản 19, Điều 3, Luật Kế kq bongdaso năm 2025, tài liệu kế kq bongdaso là chứng từ kế kq bongdaso, sổ kế kq bongdaso, báo cáo tài chính, báo cáo kế kq bongdaso quản trị, báo cáo kiểm kq bongdaso, báo cáo kiểm tra kế kq bongdaso và tài liệu khác có liên quan đến kế kq bongdaso.

Theo Điều 8, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định chi tiết Luật Kế kq bongdaso, loại tài liệu kế kq bongdaso phải lưu trữ bao gồm: Chứng từ kế kq bongdaso; Sổ kế kq bongdaso chi tiết, sổ kế kq bongdaso tổng hợp; Báo cáo tài chính; báo cáo quyết kq bongdaso ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết kq bongdaso ngân sách. Bên cạnh đó, bộ phận kế kq bongdaso phải có trách nhiệm lưu trữ các loại tài liệu khác có liên quan đến kế kq bongdaso bao gồm: các loại hợp đồng; báo cáo kế kq bongdaso quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết kq bongdaso dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm kq bongdaso; biên bản tiêu hủy tài liệu kế kq bongdaso; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tàiliệu khác.

Theo Điều 9, tài liệu kế kq bongdaso lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế kq bongdaso trừ một số trường hợp sau đây: Tài liệu kế kq bongdaso quy định tại khoản 2, khoản 3, Điều 6, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị còn lại được lưu trữ tài liệu kế kq bongdaso sao chụp; Trong thời gian tài liệu kế kq bongdaso bị tạm giữ, tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế kq bongdaso phải lưu trữ tài liệu kế kq bongdaso sao chụp kèm theo “Biên bản giao nhận tài liệu kế kq bongdaso” theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định này; Tài liệu kế kq bongdaso bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế kq bongdaso phải lưu trữ tài - liệu kế kq bongdaso là bản sao chụp. Trường hợp tài liệu kế kq bongdaso không sao chụp được theo quy định tại khoản 6 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị phải lưu trữ “Biên bản xác định các tài liệu kế kq bongdaso không thể sao chụp được”.

Tài liệu kế kq bongdaso lưu trữ trên phương tiện điện tử

Trước sự bùng nổ của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, việc lưu trữ tài liệu kế kq bongdaso trên các phương tiện điện tử là xu hướng tất yếu. Để đón đầu xu thế này, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP của Chính phủ cũng đã quy định rõ về việc tài liệu kế kq bongdaso lưu trữ trên phương tiện điện tử.

Cụ thể, Điều 10 quy định, chứng từ kế kq bongdaso và sổ kế kq bongdaso của các đơn vị kế kq bongdaso trước khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy để lưu trữ theo quy định trừ trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử. Việc lưu trữ tài liệu kế kq bongdaso trên phương tiện điện tử phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ. Các đơn vị trong lĩnh vực kế kq bongdaso nhà nước (trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp) nếu lựa chọn lưu trữ tài liệu kế kq bongdaso trên phương tiện điện tử thì vẫn phải in sổ kế kq bongdaso tổng hợp ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để lưu trữ theo quy định. Khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, giám sát và kiểm kq bongdaso theo quy định, đơn vị kế kq bongdaso phải có trách nhiệm in ra giấy các tài liệu kế kq bongdaso lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc kế kq bongdaso trưởng (phụ trách kế kq bongdaso) và đóng dấu (nếu có) để cung cấp theo thời hạn yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Nơi lưu trữ tài liệu kế kq bongdaso

Việc lưu trữ tài liệu kế kq bongdaso ở đâu cũng được pháp luật về kế kq bongdaso quy định rõ. Theo Điều 11, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, đối với từng đối tượng thì nơi lưu trữ được quy định cụ thể như sau:

- Tài liệu kế kq bongdaso của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện đã được cấp phải được lưu trữ tại đơn vị kế kq bongdaso ở Việt Nam hoặc thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam thực hiện lưu trữ tài liệu kế kq bongdaso. Khi kết thúc hoạt động tại Việt Nam, người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế kq bongdaso trừ trường hợp pháp luật có quyđịnh khác.

- Tài liệu kế kq bongdaso của đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc các dự án kết thúc hoạt động bao gồm tài liệu kế kq bongdaso của các kỳ kế kq bongdaso năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế kq bongdaso liên quan đến việc giải thể phá sản, chấm dứt, kết thúc hoạt động được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế kq bongdaso quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án.

- Tài liệu kế kq bongdaso của đơn vị chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi loại hình đơn vị bao gồm tài liệu kế kq bongdaso của các kỳ kế kq bongdaso năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế kq bongdaso liên quan đến chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị được lưu trữ tại đơn vị kế kq bongdaso mới hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị quyết định.

- Tài liệu kế kq bongdaso của các kỳ kế kq bongdaso năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của các đơn vị được chia, tách: Nếu tài liệu kế kq bongdaso phân chia được cho đơn vị kế kq bongdaso mới thì lưu trữ tại đơn vị mới; nếu tài liệu kế kq bongdaso không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị kế kq bongdaso bị chia hoặc bị tách hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị quyết định. Tài liệu kế kq bongdaso liên quan đến chia đơn vị kế kq bongdaso thì lưu trữ tại các đơn vị kế kq bongdaso mới. Tài liệu kế kq bongdaso liên quan đến tách đơn vị kế kq bongdaso thì được lưu trữ tại nơi đơn vị bị tách, đơn vị kếkq bongdaso mới.

- Tài liệu kế kq bongdaso của các kỳ kế kq bongdaso năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế kq bongdaso liên quan đến hợp nhất, sáp nhập các đơn vị kế kq bongdaso thì lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập hoặc đơn vị kế kq bongdasohợp nhất.

Thời gian lưu trữ tài liệu kế kq bongdaso

Hiện nay, đối với từng loại tài liệu kế kq bongdaso mà pháp luật về kế kq bongdaso quy định rõ thời gian lưu trữ tối thiểu, cụ thể:

Đối với tài liệu kế kq bongdaso phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

Theo Điều 12, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, chứng từ kế kq bongdaso không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế kq bongdaso và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế kq bongdaso của bộ phận kế kq bongdaso; Tài liệu kế kq bongdaso dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế kq bongdaso không trực tiếp ghi sổ kế kq bongdaso và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ tối thiểu 5 năm. Bên cạnh đó, trường hợp tài liệu kế kq bongdaso quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Tài liệu kế kq bongdaso phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

Theo Điều 13, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, các tài liệu kế kq bongdaso phải lưu trữ tối thiểu 10 năm gồm:

- Chứng từ kế kq bongdaso sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế kq bongdaso và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế kq bongdaso chi tiết, các sổ kế kq bongdaso tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế kq bongdaso, báo cáo quyết kq bongdaso, báo cáo tự kiểm tra kế kq bongdaso, biên bản tiêu hủy tài liệu kế kq bongdaso lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế kq bongdaso và lập báo cáotài chính.

- Tài liệu kế kq bongdaso liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

- Tài liệu kế kq bongdaso của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế kq bongdaso của các kỳ kế kq bongdaso năm và tài liệu kế kq bongdaso về báo cáo quyết kq bongdaso dự án hoàn thành thuộcnhóm B, C.

- Tài liệu kế kq bongdaso liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

- Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm kq bongdaso của Kiểm kq bongdaso Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

- Các tài liệu khác không được quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP.

Tài liệu kế kq bongdaso phải lưu trữ vĩnh viễn

Theo Điều 14, thời hạn lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế kq bongdaso phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế kq bongdaso bị hủy hoại tự nhiên. Các tài liệu phải lưu trữ vĩnh viễn gồm: Đối với đơn vị kế kq bongdaso trong lĩnh vực kế kq bongdaso nhà nước, tài liệu kế kq bongdaso phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết kq bongdaso ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết kq bongdaso ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết kq bongdaso dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế kq bongdaso khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu kế kq bongdaso khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế kq bongdaso, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế kq bongdaso phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế kq bongdaso có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu kế kq bongdaso phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế kq bongdaso quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế kq bongdaso hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hìnhthức khác.

Một vấn đề cần lưu ý

Trong công tác lưu trữ tài liệu kế kq bongdaso, người làm công tác kế kq bongdaso tại các tổ chức, doanh nghiệp cần chú ý một số vấn đề sau:

Nguyên tắc lưu trữ tài liệu kế kq bongdaso

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế kq bongdaso quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế kq bongdaso bằng giấy hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế kq bongdaso phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Tài liệu kế kq bongdaso đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kếkq bongdaso năm.

Nơi lưu trữ tài liệu kế kq bongdaso

Tài liệu kế kq bongdaso của đơn vị nào được lưu trữ tại kho của đơn vị đó. Đơn vị kế kq bongdaso phải đảm bảo có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật. Trường hợp đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế kq bongdaso trên cơ sở hợp đồng lưu trữ theo quy định củapháp luật.

Thời điểm lưu trữ tài liệu kế kq bongdaso

Đối với mỗi loại tài liệu kế kq bongdaso thì có thời gian lưu trữ khác nhau. Chẳng hạn, thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế kq bongdaso liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập; tài liệu kế kq bongdaso liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình; tài liệu kế kq bongdaso liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án; tài liệu kế kq bongdaso liên quan đến hồ sơ kiểm kq bongdaso, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm kq bongdaso hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.

Tài liệutham khảo:

1. Quốc hội (2015), Luật Kế kq bongdasonăm 2015;
2. Chính phủ (2016), Quyết định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định chi tiết Luật Kế kq bongdaso;
3. Một số website: mof.gov.vn, tapchitaichinh.vn, thuvienphapluat.vn...