Luật Kế toán mới và quy định ứng dụng công nghệ thông tin bongdaso nét kế toán doanh nghiệp

Những điểm mới về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế bongdaso nét

Nỗ lực đưa ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động quản lý kinh tế vĩ mô và vi mô thời gian qua đạt được nhiều thành tựu đáng ghi nhận, bongdaso nét đó phải kể đến vai trò của CNTT bongdaso nét công tác kế toán.

Các quy định của pháp luật hiện hành về ứng dụng CNTT bongdaso nét tổ chức hệ thống kế toán tại Việt Nam đã được thể hiện kể từ Luật Kế toán Việt Nam - Luật số 03/2003/QH11 (Luật Kế toán 2003). Đáp ứng yêu cầu của hội nhập, sau hơn 13 năm triển khai thực hiện, với những yêu cầu, đổi mới từ thực tiễn Quốc hội đã thông qua Luật Kế toán sửa đổi - Luật số 88/2015/QH13 (Luật Kế toán 2015) thay thế cho Luật Kế toán 2003. So với Luật Kế toán 2003, Luật số 88/2015/QH13 đã đề cập nhiều hơn tới các quy định ứng dụng CNTT vào lĩnh vực kế toán. Điển hình như:

- Về quy định chứng từ điện tử: Luật Kế toán 2015 đã quy định cụ thể hơn về giá trị của chứng từ điện tử: “Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán”. Vấn đề này, Luật Kế toán 2003 chưa được cụ thể hóa mà chỉ được đề cập đến bongdaso nét Nghị định 129/2004/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Kế toán 2003;

- Về chữ ký trên chứng từ điện tử: Luật Kế bongdaso nét 2015 quy định cụ thể hơn, chữ ký của chứng từ điện tử đều có giá trị như chứng từ bằng giấy;

- Về lập và lưu trữ chứng từ kế bongdaso nét: Theo quy định của Luật Kế toán 2015 thì chứng từ không nhất thiết phải in ra giấy như quy định của Luật Kế toán 2003, mà có thể thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử khi đủ điều kiện bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và tra cứu được bongdaso nét thời hạn lưu trữ.

Điều này hoàn toàn phù hợp với Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 (Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác; Thông tin bongdaso nét thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi đủ điều kiện);

- Về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế bongdaso nét: Tương tự như lập và lưu trữ chứng từ, việc lưu trữ sổ kế toán theo Luật Kế toán 2015 không nhất thiết phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm, mà có thể thực hiện lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử khi bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và tra cứu được bongdaso nét thời hạn lưu trữ;

- Về chữa sổ kế bongdaso nét: Luật Kế bongdaso nét 2003 và Luật Kế bongdaso nét 2015 đều cho phép sửa chữa sổ kế bongdaso nét theo đúng phương pháp chữa sổ quy định, nếu đơn vị ghi sổ kế bongdaso nét bằng phương tiện điện tử thì ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.

Trên cơ sở nền tảng của Luật Kế bongdaso nét, Luật Giao dịch điện tử, Luật CNTT, doanh nghiệp (DN) Việt Nam đã và đang tập trung ứng dụng CNTT vào công tác kế bongdaso nét theo ba mức độ sau:

Một là, mức độ sơ khai: “xử lý bán thủ công” (phổ biến vào những năm 1990-1995);

Hai là, mức độ tự động hóa công tác kế bongdaso nét (phổ biến từ những năm 1995 - nay);

Ba là, mức độ tự động hóa công tác quản lý nguồn lực, bongdaso nét đó có kế toán.

Hiện nay Việt Nam đang bongdaso nét giai đoạn thứ hai của quá trình đầu tư ứng dụng CNTT toàn diện để nâng cao năng lực quản lý và sản xuất kinh doanh của DN, bongdaso nét đó bao gồm cả công tác kế toán. Cụ thể là ứng dụng tự động hóa công tác kế toán trên cơ sở DN thực hiện công tác kế toán với một phần mềm kế toán.

Các gói phần mềm kế bongdaso nét có thể đi kèm với một loạt các tính năng chuyên ngành hoặc một chương trình chung chung mà có thể được tùy chỉnh sao cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của DN. Các tổ chức, cá nhân cung cấp phần mềm kế bongdaso nét phải chịu trách nhiệm đảm bảo tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế bongdaso nét theo quy định của Bộ Tài chính khi cung cấp cho các đơn vị kế bongdaso nét.

Về hình thức kế bongdaso nét và mẫu sổ kế bongdaso nét, Điều 122, Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định: “Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, DN được tự xây dựng hình thức ghi sổ kế bongdaso nét cho riêng mình trên cơ sở đảm bảo thông tin về các giao dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu”... “DN được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế bongdaso nét cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu...”.

Những vấn đề đặt ra

Nhìn chung, tất cả các văn bản pháp luật hiện nay đều đề cập khá đơn giản về việc áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, không hướng dẫn hoặc quy định một cách chi tiết. Về hình thức kế toán, mẫu sổ kế toán, tuy đã được cụ thể hóa bongdaso nét Thông tư 200/2014/TT-BTC nhưng không quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại sổ kế toán; quy trình ghi sổ kế toán...

Có nghĩa là khi DN ứng dụng CNTT vào công tác kế toán sẽ không bị áp đặt theo từng hình thức kế toán như trước đây. Vậy nhưng, ở Luật Kế toán 2003 lẫn Luật Kế toán 2015 lại cho phép sửa chữa, điều chỉnh sổ kế toán theo tinh thần Chuẩn mực kế toán VAS23 và VAS 29. Đây là nội dung tác động nhiều đến quá trình xử lý dữ liệu sổ kế toán bongdaso nét trường hợp DN sử dụng phần mềm kế toán… Cụ thể:

Thứ nhất, cụm từ “dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu” nêu bongdaso nét quy định mẫu sổ kế toán: “DN được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu....” chỉ mang tính chung chung, lợi dụng kẽ hở này, DN sẽ xây dựng biểu mẫu rất “linh hoạt” khiến cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra... khó đưa ra yêu cầu cung cấp mẫu sổ kế toán cho đơn vị kế toán.

Mặt khác, đáp ứng quy định này, người làm công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm bongdaso nét đòi hỏi phải có được kiến thức tổng hợp, linh hoạt ứng xử để có thể hoàn thành chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của mình. Đặc biệt là phải có trình độ để truy xuất thông tin dữ liệu từ phần mềm kế bongdaso nét qua Microsoft Excel để xem xét các sổ kế bongdaso nét, các báo cáo của đơn vị kế bongdaso nét.

Thứ hai, Luật Kế bongdaso nét 2013, Luật Kế bongdaso nét 2015 và các văn bản chế độ kế bongdaso nét hiện nay chỉ quy định các tổ chức, cá nhân cung cấp phần mềm kế bongdaso nét phải chịu trách nhiệm đảm bảo tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế bongdaso nét theo quy định của Bộ Tài chính khi cung cấp cho các đơn vị kế bongdaso nét (Thông tư 103/2005/TT-BTC “hướng dẫn về tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế bongdaso nét”). Theo quy định trên, các đơn vị xây dựng và cung cấp phần mềm hoạt động theo kiểu “trăm hoa đua nở” và với đa dạng sản phẩm trên thị trường phần mềm kế bongdaso nét.

Ví dụ: Phân loại phần mềm kế toán theo quy mô của DN (lớn, vừa, nhỏ); phân loại phần mềm kế toán theo ngành nghề như: Chuyên ngành xây lắp, chuyên ngành sản xuất công nghiệp, chuyên ngành vận chuyển, logistics; phần mềm hành chính sự nghiệp... Điều này gây nên những khó khăn nhất định cho đơn vị kế toán bongdaso nét việc mua sản phẩm đóng gói hay sản phẩm phần mềm đặt hàng thiết kế theo hoạt động của đơn vị.

Quan trọng hơn, khi Luật Kế toán quy định và cho phép ứng dụng CNTT vào công tác kế toán một cách cởi mở như vậy thì yêu cầu về trình độ cán bộ làm công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán buộc phải tinh thông trên nhiều lĩnh vực, nhiều phần mềm kế toán trên thị trường phần mềm kế toán và đây là yêu cầu khó có thể đáp ứng được ngay cho những người hoạt động bongdaso nét lĩnh vực này.

Thứ ba, việc sửa chữa, điều chỉnh sổ kế bongdaso nét, báo cáo tài chính khi phát hiện sai sót trọng yếu từ những năm trước cần phải điều chỉnh hồi tố khi đơn vị kế bongdaso nét áp dụng phần mềm kế bongdaso nét cũng là một nội dung gây trở ngại lớn đối với người xây dựng phần mềm kế bongdaso nét.

Do đó, các đơn vị cung cấp phần mềm thường khuyến cáo các đơn vị kế bongdaso nét khi bắt đầu áp dụng phần mềm kế bongdaso nét phải hết sức thận trọng để quyết định chính sách kế bongdaso nét, các ước tính kế bongdaso nét của mình (ví dụ phương pháp tính giá hàng tồn kho, phương pháp khấu hao tài sản cố định...). Bởi lẽ, thông tin được điều chỉnh không những tác động đến sổ kế bongdaso nét mà còn tác động đến thông tin trên báo cáo tài chính của nhiều kỳ kế bongdaso nét có liên quan.

Mặt khác, đơn vị cung cấp thiết kế phần mềm kế bongdaso nét cần phải cung cấp hoặc trình bày cơ chế kiểm soát “Dấu vết điều chỉnh, sửa chữa”, nội dung cụ thể cần được lưu ý như sau:

(i) Tự động ghi nhận các hành vi truy cập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xóa dữ liệu trên một tập tin riêng. Tập tin này phải được bảo mật cao nhất bongdaso nét hệ thống, mặc định là không được phép xóa, người có quyền cao nhất bongdaso nét hệ thống chỉ được xem và in ra dấu vết kiểm toán từ nội dung của tập tin này.

(ii) Việc chỉnh sửa số liệu của các chức năng kế toán tổng hợp phải độc lập với các chỉnh sửa số liệu trên các phân hệ khác; việc chỉnh sửa số liệu trên thông tin kế toán chi tiết không làm thay đổi hay ảnh hưởng đến sổ kế toán tổng hợp nếu chưa được sự đồng ý phê duyệt (thông qua mật khẩu và nhật ký ghi nhận “Dấu vết điều chỉnh, sửa chữa”) của người có trách nhiệm cao nhất bongdaso nét đơn vị kế toán...

Thứ tư, Luật Kế toán 2003 và Luật Kế toán 2015 không quy định cụ thể bongdaso nét trường hợp DN ứng dụng phần mềm kế toán thì việc lập báo cáo tài chính như thế nào để đảm bảo nguyên tắc “tôn trọng nội dung, bản chất hơn hình thức”. Vì vậy, tại thời điểm lập báo cáo tài chính, nếu đơn vị cung cấp phần mềm kế toán “lập trình cứng” chương trình tự động kết xuất thông tin từ các tệp dữ liệu đã được ghi nhận sau khi nhập liệu, thì báo cáo tài chính dễ gặp rủi ro về tính chính xác của thông tin bởi thiếu đi một “xét đoán” của người lập báo cáo tài chính để đảm bảo yêu cầu thông tin phải phản ánh trung thực đúng “bản chất” của thực trạng đơn vị kế toán tại thời điểm lập báo cáo.

Do vậy, người (đơn vị) lập trình phần mềm kế toán cần thiết phải có được phân hệ “lập báo cáo tài chính linh hoạt” trước những xét đoán đúng bản chất của thông tin được trình bày lên báo cáo. Ví dụ như, các thông tin về tài sản bongdaso nét ngắn hạn, dài hạn; công nợ bongdaso nét ngắn hạn, dài hạn... thông thường được các nhà lập trình khai báo bongdaso nét danh mục tài khoản chi tiết bởi các trường cụ thể từ trước.

Theo đó, các thông tin đầu vào khi nhập dữ liệu sẽ được cập nhật vào các tài khoản kế bongdaso nét chi tiết đã được mặc định theo danh mục. Thế nhưng, tại thời điểm lập báo cáo tài chính có thể có bằng chứng buộc kế bongdaso nét đơn vị phải tái phân loại theo đúng bản chất của tài sản, công nợ... để trình bày thông tin, chứ không phải căn cứ vào thông tin đã được ghi nhận vào tài khoản chi tiết đã được xây dựng theo danh mục là ngắn hạn, dài hạn từ trước...

Điều này không có nghĩa là kế bongdaso nét thực hiện truy xuất ngược, để điều chỉnh thông tin trên sổ tài khoản kế bongdaso nét đã được ghi nhận trước đó (tại thời điểm nhập dữ liệu, ghi nhận thông tin vẫn đúng với bản chất giao dịch, đúng với tài khoản kế bongdaso nét chi tiết được ghi nhận).

Luật Kế bongdaso nét và các văn bản pháp quy hiện hành đã cụ thể hóa được khá nhiều nội dung về chế độ kế bongdaso nét hiện hành, nhất là đã tạo ra một hành lang pháp lý linh hoạt hơn so với các quyết định và chế độ tài chính - kế bongdaso nét cứng nhắc trước đây về nhiều phương diện. Luật Kế bongdaso nét cũng đã tạo ra cơ hội gắn kết, thống nhất với các văn bản pháp luật liên quan như Luật Giao dịch thương mại, Luật CNTT... để củng cố chức năng quản lý nhà nước, quản lý xã hội.

Một sân chơi thực sự bình đẳng trước pháp luật là nhu cầu khách quan của các DN hoạt động sản xuất kinh doanh bongdaso nét nền kinh tế thị trường. Như vậy, đáp ứng với thời cuộc, các văn bản pháp luật kế toán cũng cần phải điều chỉnh theo hướng thuận lợi hơn, cụ thể hơn dưới dạng các văn bản nghị định, thông tư hướng dẫn…

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội, Luật Kế bongdaso nét số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003; Luật Kế bongdaso nét số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015;

2. Chính phủ, Nghị định số129/2004/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng bongdaso nét hoạt động kinh doanh;

3. Quốc hội, Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005;

4. Quốc hội, Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006.